Xây dựng hình ảnh cá nhân qua e-mail

Ngày nay, e-mail là một công cụ phổ biến để giao tiếp trao đổi thông tin trong công việc và thương mại. Không thể phủ nhận e-mail là một trong những phát minh hữu ích nhất từ khi internet ra đời. Chúng ta sử dụng e-mail để trao đổi công việc, e-mail còn được dùng để tiếp thị quảng cáo,… lâu dần mọi người quen vời cách sử dụng mail theo “bản năng” từ khi nào không biết!

Ý kiến: “Chúng ta không cần luyện tập cách sử dụng e-mail, chúng ta có thể học được điều này từ kinh nghiệm thực tế”

Đây là một ý kiến sai lầm để biết vì sao Khang lại nói như vậy bạn hãy thử tự đánh giá sự hiểu biết của bạn về E-mail ở mức nào qua những câu hỏi sau:

1) Tại sao bạn không nên VIẾT HOA toàn bộ nội dung?
a) VIẾT HOA toàn bộ ám chỉ rằng bạn đang to tiếng hoặc cáu gắt.
b) Nó làm người nhận khó đọc hơn và dễ mỏi mắt.
c) Nó khiến người đọc nghĩ rằng người viết lười biếng và kém văn hoá.
d) Tất cả các ý trên

2) Khi soạn E-mail, điều quan trọng nhất cần làm là:
a) Kiểm tra chính tả, sử dụng câu đầy đủ và đúng ngữ pháp.
b) Phân đoạn hợp lý và chừa khoảng cách giữa các đoạn.
c) Đảm bảo ghi đúng địa chỉ người nhận.
d) Tất cả các ý trên.

3) Bạn chỉ nên chuyển tiếp (forward) E-mail khi:
a) Bạn cảm thấy nó quan trọng.
b) Bạn biết rằng người khác sẽ cần thông tin đó.
c) Bạn có kèm theo lời giải thích vì sao bạn chuyển tiếp nó cho một ai đó cụ thể.
d) Chủ đề trong thư có thể được chia sẻ, thảo luận và đủ quan trọng cho người khác đọc.

4) Khi phản hồi E-mail, bạn cần phải kiểm tra lại phần trích dẫn phía dưới bằng cách:
a) Kiểm tra lỗi chính tả từ e-mail của người gởi trước đó.
b) Loại bỏ những thông tin trong chữ ký.
c) Loại bỏ hai E-mail cũ nhất trong dãy.
d) Loại bỏ tất cả nội dung không cần thiết cho cuộc hội thoại kế tiếp.

Kỹ năng của con người tốt đến đâu tuỳ thuộc vào sự phát triển của công nghệ kỹ thuật vào thời đại anh ta sống

George Orwell

Các bước để chuẩn bị soạn một e-mail cơ bản ai cũng biết là: Điền địa chỉ người nhận, quyết định có nên CC hoặc BCC cho ai không?, Điền nội dung tiêu đề, Soạn nội dung và Gởi mail. Tuy nhiên để xây dựng hình ảnh cá nhân tốt với người nhận cần phải lưu ý một số nội dung như sau:

Thay vì viết	Hãy viết là
Tiêu đề: Thắc mắc	Thắc mắc về điểm rèn luyện
Tiêu đề: Kết quả xét học bổng	Kết quả xét học bổng khuyến khích học tập HK2-2021-2022
Tiêu đề: Tăng 10% lương cho toàn bộ nhân viên	Ban giám đốc từ chối tăng 10% lương
Tiêu đề: Thông tin quan trọng về cách viết CV…	Bí quyết làm cho CV của bạn hấp dẫn

Cách bạn viết lời chào mở đầu e-mail phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như:

• Mối quan hệ của bạn với người nhận
• Hai bên có thường xuyên trao đổi với nhau không
• Có bao nhiêu người nhận thư của bạn
• Địa vị của người nhận thư – bạn viết thư gởi cho CEO sẽ khác với gửi đồng nghiệp
• Phong cách và sở thích của riêng bạn
• Cách thường dùng ở công ty/cơ quan của bạn

Nếu bạn chào ai đó bằng tên của họ khi gặp mặt thì hãy làm như thế trong e-mail:	Gởi Linh/Dear Linh
Nếu bạn chào họ một cách trang trọng khi gặp mặt thì cũng làm tương tự trong E-mail:	Kính gởi Thầy Ngoạn/ Dear Mr Ngoạn
Nếu bạn gởi thư cho một nhóm người thì có thể viết:	Gởi Ban quản lý Ký túc xá Gởi Ban giám sát Gởi những người hâm mộ đội bóng Manchester United …
Nếu bạn viết thư cho một người quen thân hoặc thường xuyên trao đổi thì có thể dùng từ “Gởi” như trên sẽ có chút trịnh trọng quá. Bạn có thể bắt đầu một cách thân mật hơn như:	Chào Linh/ Hi Linh

Đôi khi bạn không biết người nhận thư của bạn là Ông hay Bà, Anh hay Chị thì hãy hỏi những người xung quanh để biết thông tin đó để có cách xưng hô chính xác. Điều này tuy nhỏ nhưng khá quan trọng.

Ý kiến: Việc gởi một e-mail đại loại như “thu hồi e-mail trước đó” sẽ khiến người khác không đọc e-mail ban đầu nữa. Điều nay sai rồi! Việc gởi lại một lá thư như vậy chỉ khích thích sự tò mò của họ và họ sẽ xem nó. Hãy tránh điều này bằng cách kiểm tra cần thận mọi thông tin trước khi bấm “gởi”.

Lá thư của bạn sẽ tạo ấn tượng về tổ chức của bạn và chính cá nhân bạn trong mắt người nhận vậy nên: Nội dung viết cần rõ ràng có trọng tâm, các ý trong nội dung được liên kết chặt chẽ có logic và hãy kiểm tra lại chính tả trước khi gởi. Tránh trường hợp đọc xong thư mà không biết phải làm gì sau đó ??

Một bức thư có nội dung dài nếu không đọc chia đoạn hợp lý sẽ là một e-mail có hình thức xấu xí trong mắt người nhận, điều này thể hiện sự không tôn trọng thời gian của người đọc.

Trong e-mail hoặc trong giao tiếp phi ngôn ngữ việc sử dụng các ký tự in hoa đồng nghĩa với việc LA HÉT, điều này là thô lỗ và làm người khác khó chịu, việc viết hoa cả tiêu đề cũng không phải điều nên làm.

Với những lá thư ít trang trọng hoặc với người mà bạn quen biết rõ thì bạn có thể chọn một cách kết như: Thân mến (Cheers)

Nếu bạn viết thư để yêu cầu ai đó làm điều gì thì việc kết thư bằng một lời cảm ơn là hợp lý nhất: Cảm ơn______ rất nhiều (Many thanks)

Trong một vài trường hợp bạn có thể kết thư bằng một kiểu khác như:

• Gởi bạn lời chúc tốt đẹp nhất! (Best wishes)
• Chúc mọi điều tốt đẹp! (All the best)
• Chúc may mắn! (Good luck!)
• Hẹn gặp lại (See you soon)
• Thân (Best)
• Thân ái (Warmly)
• Bảo trọng (Take care)
• Chúc một ngày tốt lành (Have a great day)
• Cuối tuần vui vẻ (Enjoy your weekend)
• Chúc bạn thành công (To your success)
• Đường quên lời hứa nhé (Keep up the good work)

Tuỳ vào bộ nhận diện thương hiệu của Công ty mà sẽ có mẫu (template) chữ ký khác nhau, nhưng tất cả đều phải có những thông tin cần thiết như sau:

• Tên Của bạn
• Chức vụ, Tên công ty, logo Công ty
• SĐT
• Các thông tin liên hệ khác (Địa chỉ Công ty, website,…)

Dưới đây là một chữ ký chi tiết:

Với những người đã quen bạn và đã có những thông tin chi tiết về bạn thì có thể chỉ cần để lại phần thông tin liên hệ trong chữ ký như này:

Hãy chắc chắn rằng những file, tài liệu bạn gửi kèm e-mail khi qua máy của người nhận sẽ mở chúng lên được. Những phần mềm chuyên dụng như Autocad, Photoshop, Ai,.. để chắc chắn người nhận sẽ mở lên được bạn hãy xuất ra file ảnh/pdf,… các định dạng thông dụng hoặc nén chúng lại trước khi gởi đến e-mail người nhận.

9. Những trường hợp không nên sử dụng e-mail

• Thông tin trao đổi cần được bí mật
• Nội dung cần trao đổi dài dòng và phức tạp (Có thể sử dụng E-mail nhắn hẹn lịch gặp mặt trao đổi trực tiếp)
• Khi có nhiều vấn đề cần giải quyết và làm rõ
• Khi bạn đang bực tức

10. CC và BCC

Hãy chắn chắn rằng CC và BCC chỉ nên gửi cho những người cần biết thông tin này chứ không phải tất cả những người bạn biết. Việc CC hoặc BCC vô tội vạ đến những người không liên quan tới nội dung e-mail cũng là một hình thức spam (làm phiền) và có thể gây áp lực với người phải nhận nhiều thư trong một ngày (Đây là vấn đề chung của dân văn phòng, nghiên cứu cho thấy một trong mười nguyên nhân gây street hàng đầu tại nơi làm việc là áp lực phải giải quyết e-mail)

11. Suy nghĩ kỹ trước khi nhấn “Gởi”

Trước khi gởi thư hãy cân nhắc thật kỹ và đọc lại toàn bộ thư từ tiêu đề, địa chỉ người nhận, mục CC và BCC, nội dung thư,.. và tự hỏi:

• Nó có dễ đọc không?
• Thông điệp mình nói có rõ ràng không?
• Lời lẽ có gây tổn thương hoặc xúc phạm ai không?
• Giọng điệu có phù hợp không?
• Thông điệp này có nên gửi qua mail không?
• Liệu việc gọi điên hoặc gặp mặt trực tiếp có tốt hơn?

12. Biểu đồ làm việc khi bạn có thư